효율적으로 이메일을 쓰는 8가지 팁

효율적으로 이메일을 쓰는 8가지 팁

학교에서 이메일을 쓰는 법을 알려주지는 않는다. 하지만 업무 환경에서 이메일을 잘쓰는 것은 매우 중요한 스킬 중의 하나이다. 특히, 대학원생과 같은 재택 근무를 하는 직업에 있어서는 이메일이 전적인 커뮤니케이션 수단일 수도 있으며,  교수와 컨택을 하거나, 회사에 지원하는 상황에서 이메일은 그 사람의 첫 인상을 결정지을 수 있다. 실제 업무에 있어서도 내용이 명확하지 않은 이메일은 혼란과 지연을 일으킬 수 있기 때문에 이메일을 효율적으로 쓰면 업무의 능률을 높일 수 있을 것이다. 본 포스팅에서는 어떻게 하면 효율적으로 이메일을 쓸 수 있을지 8가지로 정리해보고자 한다. 영어 이메일을 쓰는데 중점을 두고 정리했지만, 한국어로 이메일을 보낼 때도 마찬가지로 적용할 수 있는 내용이다. 

1. 머릿속으로 먼저 내용을 구상하기 / 수신자 입장에서 생각하기  

이메일을 쓰기 위하여 키보드에 손을 올리기 전, 먼저 전체 내용에 대해 구상하는 것이 좋다. 특히 다음과 같은 것을 먼저 생각해보면 좋다. 

• 왜 이메일을 쓰는가?
• 어떤 내용을 전달할 것인가?
• 어떤 답을 원하는가?

만약 상대방에게 요청하는 종류의 이메일이라면 요청을 명확하게 하는 것이 좋다.

다음으로 수신자의 관점에서 생각하라. 

• 수신자가 답을 주려면 어떤 정보를 제공해야하는가? 
• 수신자에게 답변을 받기 위해 충분한 'Background information' 을 제공하면 답을 받을 수 있다. 
• 이메일에는 수신자에 따라 적절한 에티켓이 존재함을 명심하라. (예를 들어, OMG, LOL, ㅠㅠ 등의 이모티콘은 Business 이메일에서는 좋지 않다.

2. 이메일 제목을 잘 정하기 

두 번째는 이메일 제목 (Subject line) 을 정하는 것이다. "안녕하세요." 와 같은 제목은 스팸 메일함으로 가기 딱 좋은 제목이다. 포인트는 이메일의 제목을 모호하지 않고, 목적을 포괄하면서도 간결하게 정하는 것이다. 예를 들어, 회사에 지원을 하기 위한 이메일이라면 지원하고자하는 직위명을 메일 제목에 명시하자. 또한 제목을 정하는 것은 나중에 수신 메일함에서 검색을 할 때에도 용이하다. 단순히 "질문입니다." 와 같은 이메일 보다, "마케팅 방법에 대한 질문입니다." 와 같이 보다 구체적으로 적으면 나중에 메일을 검색하기 쉽다. 

3. 적절한 인사의 중요성  

수신자의 이름을 안다면, Title 을 붙여 부른다. 예를 들어 영어 이메일의 경우, 그 사람을 사적으로 아는 것이 아니라면 Ms, Mrs, Miss 를 붙여야 한다.  만약에 성을 모른다면 Dear Chris Smith 와 같이 Last name 으로 부르는 것이 좋다. 만약 이름을 모른다면, Hello, Dear Manager 와 같이 시작하면 좋다. 만약 아는 사람이라면 늘 부르는 이름을 쓰면 된다. 

4. 완벽한 문법과 구둣점

이메일에서 문법을 정확하게 지켜 쓰는 것을 중요하다. 왜냐하면 문법에 문제가 있을 경우, 수신자가 발신자에 대해 의식적 혹은 무의식적으로 판단을 내릴 수 있기 때문이다. 예를 들어 다음과 같은 것에 중점을 두고 문법을 정확히 작성하는 방법을 익혀보자.  

• 만연체: 영어에서 여러개의 절이 합쳐진 매우 긴 문장을 run-on sentences 라고 한다. 이메일에서는 이러한 run-on sentences 를 지양해야한다. 만약에 이메일을 작성한 후, 문장이 너무 길다면 여러개의 짧은 문장으로 분할하는 것을 고려하자. 
• Comma: Comma는 너무 많아서도, 너무 적어서도 안된다. 적절한 위치에 Comman 를 사용하는 것을 배우자. 
• 주어-동사 일치: 주어-동사 일치는 1인칭, 2인칭, 3인칭 주어에 맞게 동사를 사용하는 것을 말한다. 주어-동사 일치가 맞지 않으면 좋은 커뮤니케이션을 가진 사람으로 인정받기 힘들 수도 있다. 

5. 정확한 스펠링과 대소문자 구분 

Spelling 을 체크하기 위해 여러번 읽어보는 것이 좋다. 하지만 여의치 않는 경우, Spell checker 프로그램을 사용하면 좋다. 필자는 Grammarly 의 크롬 확장 프로그램을 이용중인데, Gmail 과 함께 이용하기 좋고, 특히 editor 를 사용해 글을 작성할 때, 팝업창을 띄워 스펠링을 체크할 수 있는 점이 매우 좋다. 하지만 이러한 프로그램에 지나치게 의존하는 것은 좋지 않다. 단지 spelling 만 체크해주고, 문맥은 고려하지 않기 때문이다. 고급 기능을 활용하기 위해서는 유료 결제를 해야한다. 

Grammarly 를 이용한 tistory editor 의 팝업창 - spelling 이 잘못된 단어 빨간 밑줄을 쳐준다.

정확한 대문자를 사용하자. 생각보다 외국인은 대문자에 민감하게 반응한다. 

• 문장의 첫 단어를 대문자로 시작한다. 
• 적절한 단어 (예를 들어 회사 명, 나라 이름 등) 의 첫 글자를 대문자로 쓴다. 

대문자가 되어야할 글자가 소문자로 되어있거나, 소문자로 되어야할 글자가 대문자로 되어있으면, 수신자에게 혼란을 줄 수 있다. 

6.  이메일의 포맷은 최대한 심플하게

이메일은 최대한 format 이 없는 plain text 로 작성하는 것이 좋다. 워드나 에버노트 같은 텍스트 편집기의 내용 (특히 테이블 등) 을 그대로 복사-붙여넣기 하는 경우, 다른 이메일 플롯폼을 사용하는 수신자에게는 format 이 깨져서 보일 수도 있다. 

7. 최대한 간결히 

이메일을 최대한 간결하게 작성한다. 횡설수설하지 않고, 최대한 요점을 전달하는 것이 좋다. 그렇지 않은 이메일은 포인트를 놓치기 쉽고, 수신자의 이해를 떨어트린다. 이메일을 보내는 목적을 명확히 하고, 명료한 언어로 작성하자. 특히 아래 내용을 참고하면 더욱 간결하고 효과적인 이메일을 작성할 수 있다. 

• 장황함을 줄이기: 특히, 능동태를 사용하자. "Jack sent me the forms" 은 "The forms were sent to me by Jack" 보다 이해가 쉽다. 
• 포인트에 집중: 어떤 아이디어에 대한 추가적인 정보를 알려주고 싶은 유혹에 빠지지 말자. 수신자가 알고싶어 하는 내용, 포인트에 집중하는 것이 좋다.
• Bullet Points 를 이용하자: Bullet Points (혹은 -, * 등도 좋다.) 는 수신자에게 무엇이 중요한 정보인지 알려줄 수 있고, 논리 구성을 쉽게 알 수 있도록 한다. 

8. 보내기 전에 다시 한 번 생각하기 

보내기전에 다시 한 번 확인한고, 최대한 줄일 수 있는 부분을 줄여서 전달하는 것이 좋다. 같은 내용이라면 최대한 짧은 것이 좋다. 특히, 이메일을 작성할 때, 화나 있거나, 감정적인 경우도 많은데, 본인의 이메일을 썼을 때의 감정을 다시 되돌아보고, 마음에 걸린다면 바로 보내지말고 Save (임시보관) 버튼을 누르자. 그리고 몇 시간이 지난 후 다시 한 번 내용을 확인하고 보내는것도 좋은 방법이다. 

예약 발송 기능을 활용하는 것도 좋은 팁이다. 이메일의 단점은 보낸 순간 돌이키기 힘들다는 것인데, 예약 발송기능을 확인하면, 실제로 보내지기 전까지 여유 텀을 주기 때문에 혹시 추가할 내용이 생각나거나, 내용의 수정이 필요한 경우 반영하여 다시 보낼 수 있다는 장점이 있다. Gmail 의 경우 보내기 옆에 화살표 모양을 클릭하면, 예약 발송기능을 활용할 수 있다. 

이러한 모든 방법을 고려해서 이메일을 보내는 것은 다소 시간이 소요될 수도 있다. 하지만, 이메일이 주 커뮤니케이션 수단일 경우, 이메일을 신중하게 작성하는 것이 결국 업무의 효율을 결정한다. 또한 이메일을 작성하는 능력은 본인의 업무 능력을 가늠할 수 있는 하나의 판단 기준이 되기도 한다. 따라서 심사숙고해서 이메일을 작성하는 것을 습관을 들이는 것은 전혀 시간 낭비가 아니다. 뱉은 말은 다시 담을 수 없듯, 이메일도 마찬가지이다. 

참고

https://www.thebalancecareers.com/write-email-that-gets-response-3542570